Gestió administrativa i documental, una secció molt útil per mantenir l’ordre, assegurar el compliment legal i facilitar les auditories, subvencions o relacions amb proveïdors i clients.
Aquesta fitxa també ajuda a crear una cultura organitzativa sòlida i professional, tant per autònoms com per petites empreses.
🗂️ Fitxa 14 — Gestió administrativa i documental
Aquesta fitxa t’ajuda a organitzar la documentació essencial del teu negoci, establir sistemes de control i assegurar que tota la informació clau estigui disponible i actualitzada.
1️⃣ Objectius de la gestió administrativa
- Garantir que tots els documents legals, fiscals i laborals estiguin complets i accessibles.
- Reduir errors i duplicitats en la informació.
- Millorar l’eficiència i la transparència del negoci.
- Facilitar el compliment normatiu (protecció de dades, contractació, riscos laborals, etc.).
2️⃣ Tipus de documentació bàsica
| Categoria | Documents principals | Conservació / Responsable |
|---|---|---|
| Legal i societària | Escritura de constitució, estatuts, NIF, llibres d’actes, registres oficials | Permanent / Administrador o gestor |
| Fiscal i comptable | Factures, declaracions tributàries, extractes bancaris, balanços, memòries | 4-6 anys / Responsable comptable o gestor |
| Laboral | Contractes, nòmines, TC, registres horaris, formació PRL, comunicacions amb la Seguretat Social | 4 anys / Responsable laboral o gestor |
| Clients i proveïdors | Comandes, contractes, pressupostos, albarans, comunicacions comercials | 4 anys / Responsable d’administració o comercial |
| Protecció de dades (LOPD / RGPD) | Registre d’activitats, consentiments, contractes d’encarregats, protocols de seguretat | Actualització anual / Responsable de protecció de dades |
| Prevenció de riscos laborals | Avaluacions de riscos, formació, equips EPI, informes mèdics | Actualització periòdica / Servei de prevenció o responsable PRL |
3️⃣ Sistema d’arxiu i organització
Com vols organitzar la documentació?
- En carpetes físiques (classificades per àrees o anys)
- En format digital (carpetes a núvol o servidor intern)
- Sistema híbrid (mixt: paper + digital)
Eines recomanades: Google Drive, Dropbox, OneDrive, Nextcloud, o aplicacions de gestió documental (DocuWare, OpenKM...)
Nom de carpetes recomanat: ANY_TIPUS_DOCUMENT (ex: 2025_Factures_Emeses)
4️⃣ Procediments administratius interns
Defineix els teus procediments bàsics:
- ✅ Recepció i registre de factures i documents
- ✅ Control de pagaments i cobraments
- ✅ Gestió de contractes amb clients i proveïdors
- ✅ Seguiment de correspondència i comunicacions oficials
- ✅ Actualització periòdica de dades legals i fiscals
Qui és el responsable de cada tasca?
5️⃣ Seguretat i còpies de seguretat
- 🔒 Contrasenyes segures i canviades periòdicament
- 📁 Còpies de seguretat automàtiques al núvol o disc extern
- 📜 Compliment del RGPD (protecció de dades personals)
- 🚨 Protocol en cas de pèrdua de dades o incidents informàtics
Freqüència de còpies de seguretat:
6️⃣ Autoavaluació
- Tinc un sistema clar per arxivar i trobar documents
- Conec els terminis legals de conservació
- He assignat responsables per cada àrea documental
- Faig còpies de seguretat regularment
- Complesc amb la normativa RGPD
🗂️ Una bona gestió documental és clau per evitar sancions, facilitar auditories i transmetre confiança a clients, treballadors i institucions.
🗂️ Un bon sistema d’arxiu i control administratiu t’estalvia temps, errors i maldecaps.
Aquesta fitxa t’ajuda a ordenar la documentació del teu negoci i mantenir-lo sempre preparat davant inspeccions o canvis legals.